Wat kan ik doen om te voorkomen dat mijn team en ik nog meer administratieve en andere regeldruk opgelegd krijgen en/of ervaren? En welke stappen zet ik om het regiebehandelaarschap binnen mijn team of organisatie inhoudelijk en organisatorisch optimaal vorm te geven? Zijn dit voor jou als psychiater of aios herkenbare dilemma’s uit de praktijk? En wil je jouw persoonlijke leiderschapscompetenties ontwikkelen? Lees dan verder voor een eerste oefening. In dit artikel laten Maurits Nijs en Jolien Bueno de Mesquita, de auteurs van De essentie van leiderschap, je namelijk uitgebreid stilstaan bij de vraag hoe jij je leven wilt inrichten. Ook doen zij voorstellen voor het opstellen van een persoonlijk statuut, een persoonlijke leidraad waar je op elk moment op terug kunt vallen en daarmee weer de eigen regie in jouw leven of werk kan pakken.
Deze tekst is afkomstig uit het boek ‘De essentie van leiderschap‘ en is op enkele plekken aangepast door de redactie van Boom Psychologie & Psychiatrie.
‘Om leiding te geven hoef je geen baas of directeur te zijn. Leidinggeven kan op elke werkplek vanuit elke positie, rol of functie. Het begint bij jezelf, door de vraag te stellen: doe ik het goede? En dan aan een collega dezelfde vraag te stellen.’
– Remco Campert (1970)
De strijd tegen de tijd
De tijd wordt vaak als een tegenstander beschouwd. We racen tegen de klok en voeren een meedogenloze strijd tegen de tijd, die we uiteindelijk altijd verliezen. En als de tijd geen tegenstander is, dan verprutsen we hem. We morsen tijd of zijn op zoek naar de verloren tijd. ‘Tijd heeft vleugels en geen teugels’ geeft aan dat de tijd vliegt en niet is stop te zetten. We komen tijd tekort en moeten opschieten.
Onze preoccupatie met tijd en onze verslaving aan urgentie doen ons vaak vergeten dat we slechts één leven hebben. We krijgen geen tweede kans. Om onze obsessie met de tijd los te laten kunnen we het adagium volgen om in het hier en nu te leven en de tijd veronachtzamen, het verlangen volgen om van de wereld en het leven te genieten en ons geen zorgen te maken over de toekomst. Een toekomst die ongewis is en soms angst inboezemt.
Het heeft er de schijn van dat in het hier en nu leven en plannen maken tegenstrijdig zijn. Plannen maken legt nu juist beslag op de toekomst en gaat over meer dan alleen maar genieten. Er zijn nog andere waarden om voor te leven: waardevolle relaties opbouwen, liefhebben, leren, werken, de wereld een stukje beter maken.
‘Onze preoccupatie met tijd en onze verslaving aan urgentie doen ons vaak vergeten dat we slechts één leven hebben.’
De klok versus het kompas
Een toekomst uitstippelen en toch in het hier en nu leven, hoe lossen we deze paradox op? Niet opzien tegen de wisselvalligheden van het lot en die accepteren, en toch plannen maken die voldoende ruimte laten om te anticiperen op de onzekerheden die onvermijdelijk op ons pad zullen komen? Keuzes maken die ons helpen een gelukkig, succesvol en betekenisvol leven te leiden vanuit een diep besef dat wij niet alles onder controle hebben? In het boek First things first stelt Steven Covey voor om de klok te vervangen door een ander instrument: het kompas (Covey, 1994). Met een kompas blijf je op koers.
Je kunt je snelheid aanpassen aan de omstandigheden, ook als die tegenzitten. Als de klok regeert, ben je bezig met het nakomen van je verplichtingen, het maken van afspraken, het opstellen van schema’s en het uitvoeren van opdrachten. Het kompas daarentegen wijst je de weg, naar de principes die je hanteert: wie wil je zijn, wat vind je werkelijk belangrijk in het leven, wat wil je doen, bereiken en achterlaten? Mensen gaan boven agenda’s. Wie de verantwoordelijkheid neemt dagelijks dit eigen kompas te hanteren toont persoonlijk leiderschap. Nu je weet welke richting je opgaat, kun je rustig om je heen kijken en genieten van de dingen die er nu toe doen. Je kompas geeft de dingen een diepere betekenis.
Wie bij zichzelf stilstaat, komt zichzelf tegen
Zelfreflectie is misschien wel de belangrijkste leiderschapseigenschap. De rust nemen om je koers uit te stippelen en regelmatig de tijd nemen om op je kompas te kijken of je nog op koers ligt. Er zijn een aantal hulpmiddelen die je kunnen helpen dat op een gestructureerde manier te doen. Een stevig steuntje in de rug om je persoonlijk leiderschap op een georganiseerde manier vorm te geven. Wij stellen een vijfstappenplan voor (Covey, 2004):
- Het opstellen van een persoonlijk statuut;
- Het identificeren van de rollen die je vervult op het werk, tijdens feestjes, met hobby’s, bij vrienden en familie, in volle eenzaamheid;
- Het formuleren van doelen voor de middellange en lange termijn, rekening houdend met de verschillende rollen die je te vervullen hebt;
- Het formuleren van kortetermijndoelen, ze op elkaar afstemmen en ze laten terugkomen in je agenda, prioriteren, en;
- Het regelmatig evalueren van je persoonlijke statuut, rollen en doelen.
Stap 1: Het opstellen van een persoonlijk statuut
Schrijf een persoonlijk statuut en gebruik al je creativiteit om het inhoud en vorm te geven. Je schrijft het immers om jezelf te inspireren.
Een persoonlijk statuut of een persoonlijk credo is een manifest waarin je aangeeft wat je met je leven wilt, waarom je dat wilt en hoe je dat wilt bereiken. Het is een effectieve manier om je leven vorm te geven. Het opstellen van dit manifest vergt eerst het nodige zelfonderzoek, verschillende versies kunnen voorbijkomen voor het zijn definitieve beslag krijgt. Het denkproces is belangrijker dan het uiteindelijke resultaat.
De wat-vraag beantwoord je met wat je in je leven hartstochtelijk graag wilt bereiken, wat je het belangrijkst vindt in het leven, wat het leven zinvol maakt, hoe je herinnerd wilt worden, wat je drijft, wat je fascineert, waarin je wilt uitmunten, waar je zo in op kunt gaan dat je de tijd vergeet.
De waarom-vraag heeft betrekking op je overtuigingen, eerdere ervaringen , je morele principes en waarden, en refereert aan je intrinsieke motivatie, je capaciteiten, competenties, karakter en identiteit. Wie wil ik zijn? Een antwoord op de waarom-vraag definieert voor jou de kwaliteit van leven: als ik dit bereik, gaat mijn droom in vervulling.
De hoe-vraag wordt beantwoord door doelen te stellen op de middellange en lange termijn. Het stellen van doelen houdt het gevaar in dat de controledwang weer toeslaat en presteren het dreigt te winnen van leven.
Als je te gefocust bent op het eindresultaat, vergeet je dat je ook afhankelijk bent van je omgeving en de omstandigheden om je doel te bereiken, en vergeet je op zoek te gaan naar een vertrouwde omgeving en naar de steun die je daarbij nodig hebt. Het helpt ook om realistische doelen te stellen en je niet te laten leiden door narcistische motieven.
‘Mensen zijn belangrijker dan agenda’s.’
Stap 2: Het identificeren van jouw rollen
In je leven vervul je een aantal rollen: de rol van echtgenote en moeder, van dokter en opleider in een ziekenhuis, van coach bij de sportvereniging van je dochter, van voorzitter van een culturele vereniging, van gangmaker in een vriendinnengroep, van lid van een politieke partij, van deelnemer aan een cursus vreemde talen, enzovoort. Met het identificeren van je belangrijkste rollen krijgt je persoonlijke statuut een concreet relationeel kader. In een rol heb jij je eraan gecommitteerd bepaalde taken op je te nemen en draag je een bepaalde verantwoordelijkheid voor anderen. De optelsom van al je rollen bepaalt je (sociale) identiteit. Mensen zijn belangrijker dan agenda’s.
Voor persoonlijk leiderschap geldt dat de rollen die iemand in het leven vervult op elkaar afgestemd zijn en elkaar versterken, bijvoorbeeld die van hardwerkende psychotherapeut en liefhebbende partner. De synergie tussen rollen bespaart je ongelooflijk veel energie en tijd. Het leven is een ondeelbaar geheel, niet in afgesloten compartimenten onder te verdelen. Een goed en rijk leven kan niet bestaan uit hypertrofische gebieden (excellent CEO) en onderontwikkelde (minkukel in relaties) gebieden.
Stap 3: Het formuleren van doelen voor de middellange en lange termijn
Inmiddels is het een klassieke vraag geworden die je dwingt om over langetermijndoelen na te denken: je beste vriend(in) spreekt je dierbaren toe bij de uitvaartbijeenkomst na je overlijden, waarin zij/hij/hen terugblikt op jouw leven. Zou jij, nu je nog leeft, de speech voor die beste vriend(in) alvast kunnen uitschrijven? En wat zou je nog moeten verwezenlijken om die speech honderd procent waarheidsgehalte te kunnen meegeven? Het is misschien wat geforceerd je eigen uitvaartspeech te schrijven, maar het zet wel op scherp hoe je herinnerd wilt worden.
Voor degenen die dit te theatraal of te dramatisch vinden: stel je voor dat je wordt toegesproken op het feest ter gelegenheid van je vijfentachtigste verjaardag. Je hebt groots uitgepakt. Wat zou je willen dat er door je kleinkind, zoon/dochter of partner tegen je gezegd zou worden?
Het streven naar doelen voor de middellange en lange termijn bepaalt je kwaliteit van leven: het gaat over het investeren in je partner (inclusief carrièreplanning en taakverdeling), het onderhouden en aangaan van betekenisvolle vriendschapsrelaties, het genieten van cultuur, het passievol beoefenen van je hobby’s, het aandacht schenken aan je gezondheid en fitheid enzovoort.
Stap 4: Agendabeheer
Je kunt tal van doelen voor de lange en middellange termijn hebben geformuleerd, het belangrijkst is natuurlijk dat je stelselmatig naar het eindresultaat toegewerkt. Hoe doe je dat? Je agenda is je sextant om de koers te blijven volgen die je eerder hebt uitgestippeld. Zet bovenaan in je agenda je langetermijndoelen, zet in de linkermarge van je agenda je zeven belangrijkste rollen en vul in welke taken je deze week op je zult nemen om de langetermijndoelen te realiseren voor de zeven rollen die je te vervullen hebt.
Bij een dergelijke agendaplanning hoeft natuurlijk niet elke rol wekelijks bediend te worden met activiteiten, dat hangt samen met de context waarin jij je bevindt. Vul als eerste wel de belangrijkste zaken in die je te doen staan en die te maken hebben met je persoonlijke statuut en de doelen die je op middellange termijn te realiseren hebt, en waarvoor je deze week tijd reserveert.
Zorg ervoor dat ongeveer de helft van je agenda daarmee gevuld is. Laat de andere helft leeg, zodat je die tijd kunt besteden aan belangrijke, niet-planbare urgente zaken en onbelangrijke zaken die niet door een ander kunnen worden overgenomen.
Stap 5: Evaluatie
Sluit je week af op een rustig moment, bijvoorbeeld een halfuurtje op het eind van de vrijdagmiddag. Het zal je een goed gevoel geven als blijkt dat je bij het terugkijken op de week vooruitgang hebt geboekt. Welke activiteiten hebben bijgedragen aan je persoonlijke statuut? Zijn er problemen ontstaan? Moet je dingen bijstellen? Welke beslissingen heb je genomen? Deel je resultaten met een dierbare (collega, vriend of partner) en reflecteer samen.
Woorden tot besluit
Zoals een oud-Griekse spreuk luidt: ‘Festina lente’ (Haast u langzaam). Het was de lijfspreuk van onder anderen keizer Augustus. Met die spreuk eindigt ook dit artikel. De waan van de dag en de ruis van urgentie laten ons vergeten wat nu de wezenlijke, belangrijke zaken van ons leven zijn. Een stevig kompas in de vorm van een persoonlijk statuut helpt ons op koers te blijven.
Meer over De essentie van leiderschap
Ben je van plan om met dit vijfstappenplan voor persoonlijk leiderschap aan de slag te gaan? Dan vind je in het boek De essentie van leiderschap meer uitleg aan de hand van praktijkvoorbeelden, modellen en ondersteunende processen. In het boek gaan de auteurs, Maurits Nijs en Jolien Bueno de Mesquita, uitgebreid in op de persoonlijkheidskenmerken van de leidinggevende, de groepsdynamica van organisaties en leer je onder andere meer over hoe te onderhandelen en hoe feedback te geven en te ontvangen.
